Interfaz administrativa

Koha es un sistema integrado de gestión bibliotecaria profesional. Eso significa que permite administrar una biblioteca, tanto pequeña, mediana o grande. Cuenta con módulos que se ocupan de una tarea específica de la biblioteca, por ejemplo el módulo de catalogación incluye las funcionalidades necesarias para administrar el catálogo de la biblioteca, el módulo de adquisiciones prové los procedimientos para adquirir materiales.

El sistema Koha cuenta con dos accesos separados: la interfaz de administración para los bibliotecarios, protegida por una contraseña, y el catálogo de la biblioteca (OPAC) de uso público. Ambos sub-sistemas (administración y catálogo)  se pueden acceder desde un navegador con conexión a Internet. El servicio de Koha en la nube de PuntoBiblio le permite utilizar el sistema sin pasar por el proceso de instalación en una computadora local. No requiere instalación alguna en la computadora desde la que se va a manejar el sistema, sólo un navegador y una conexión a Internet. De la misma manera los usuarios de la biblioteca podrán consultar el catálogo (OPAC)  y dispondran de servicios a través del OPAC -siempre y cuando la biblioteca los habilite- a través de su navegador, a cualquier hora y desde cualquier locación. La interfaz de administración de Koha está protegida por una contraseña a fin de evitar usos no autorizados del sistema.

OPAC de Koha configurado

El catálogo al público (OPAC) se puede configurar para que refleje la imágen institucional de la biblioteca. Es posible integrar logotipos, imágenes, widgets, etc. como también configurar todos los colores y tipografía del sitio. Por defecto Koha prové cubiertas de libros que se obtienen a través de fuentes externas (servicios de Google Books, Amazon y otros) o a través de las imágenes que sube la biblioteca al catálogo.

El OPAC de Koha incluye por defecto una barra de búsquedas simple, similar a un buscador de Internet, como Google, que permite buscar en diferentes campos del registro o especificar si la búsqueda se realizará solamente en un campo específico: autor, título o materia. Esta búsqueda simple se complementa con una búsqueda avanzada que aumenta la cantidad de índices a consultar, incluyendo: series, signatura, notas, editoriales, origen de la editorial (lugar), fechas de publicación, ISBN, ISSN o inventario. En varios campos se puede elegir buscar por palabra o por frases y la búsqueda avanzada por autor permite especificar si se trata de una persona, una institución o una conferencia. Se puede buscar utilizando varios campos de búsqueda sin limitación en cantidad y relacionarlos a través de operadores booleanos.

Otras características de la búsqueda en Koha incluyen la posibilidad de restringuir búsquedas por tipo de material, rango de publicación, idioma, y -si se cuenta con registros completos- por audiencia (público al que están dirigidos los libros u otros materiales), tipo de contenido o formatos. El OPAC incluye funcionalidades de los llamados "Next Generation Catalog" - catálogo de próxima generación, tales como búsqueda facetada y elementos que ofrecen al usuario mayor interacción y participación, como por ejemplo etiquetado (tagging), comentarios y redifusión Web (sindicación de contenidos).

Módulo de catalogación. Catalogación por copia (Z39.50)

Los módulos de Koha cubren todos los procedimientos bibliotecarios: adquisiciones, catalogación, circulación, gestión de usuarios, suscripciones a publicaciones periódicas (revistas, diarios), listas bibliográficas y generación de informes. Estos módulos núcleos son complementados por el módulo de administración en el que se administra y configura todo el sistema y el módulo de herramientas que contiene una importante cantidad de sub-módulos útiles para diferentes funciones, como por ejemplo un calendario para configurar los días en los que la biblioteca no atiende y que es usado por el módulo de circulación para calcular automáticamente las fechas de devolución, o la herramienta de impresión de códigos de barras, rótulos y demás etiquetas usadas por libros y demás materiales de la biblioteca.

El módulo de catalogación incluye la búsqueda por Z39.50 para importar registros bibliográficos de otros catálogos de bibliotecas (cataĺogación por copia). El proceso mismo de importación de registros es sencillo y se limita a la búsqueda de registros en diferentes catálogos de bibliotecas, eventualmente la evaluación de los registros y la importación de los mismos con un sólo clic. El registro descargado se abre en el editor del módulo de catalogación lo que permite corregir, modificar o agregar datos del registro. Una vez guardado el registro se procede a cargar los datos de cada uno de los ejemplares: fuente de adquisición, número de inventario, signatura topográfica, etc.

El módulo de catalogación permite la configuración de diferentes hojas de carga de datos, altamente adaptables y que permiten enlazar registros de autoridad, listado de valores (valores autorizados configurados en el módulo de administración) o valores por defecto.

Módulo de usuarios: ficha de usuario

El módulo de usuarios permite cargar imágenes de los usuarios, almacenar datos de contacto, gestionar las cuentas de los lectores y otorgar permisos de uso a los bibliotecarios.

El sistema incluye por defecto una gran cantidad de campos de datos para direcciones, medios de contacto (teléfono, celular, mail) y direcciones alternativas. En caso de requerir campos de datos adicionales, éstos se pueden agregar a través del módulo de administración y se integran con los formularios de carga y edición de datos de usuarios.

Koha permite gestionar cuentas de usuarios para administrar cobro de inscripción y cuotas, cobro por préstamo (por ejemplo ciertos tipos de materiales, tales como películas), cobro por reserva o por un libro extraviado.

El mismo módulo de usuarios gestiona los permisos de los bibliotecarios. Koha permite configurar permisos granulares, es decir por cada módulo por separado y dentro de algunos módulos por sub-módulos. De esta manera es posible dar acceso a módulos específicos del sistema a personal transitorio o voluntario.